Сейчас компании хранят и передают конфиденциальную информацию в основном в электронном виде. У работника может возникнуть соблазн поделиться сведениями с конкурентами за плату. Если информация особенно ценна, конкуренты сами подкупают персонал. В итоге компания несет убытки, а соперники обогащаются за счет чужих наработок. Поэтому задача компании — обеспечить условия сохранности конфиденциальной информации и снизить риски ее разглашения.
Работодатели терпят убытки, когда работники используют конфиденциальную информацию недобросовестно
Содержание
Ознакомьте работников с последствиями разглашения секретов
Практика показывает, что работодатели терпят убытки, когда работники используют конфиденциальную информацию недобросовестно. Убытки могут выражаться в утрате секретов производства, шпионаже со стороны конкурентов в отношении различных торговых секретов, оттоке клиентов из организации, утечке сведений о различных сферах деятельности организации, распространении персональных данных клиентов компании и ее работников.
Таким образом, любой компании важно сохранять свои секреты в тайне. В этом помогут положения Конституции РФ и Федеральных законов: от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и др.
В первую очередь разработайте локальный акт, который регламентирует порядок работы с различной конфиденциальной информацией: получение, хранение, правила печати, использования, уничтожения и проч. Работников, которые имеют доступ к секретам компании, знакомьте с указанными документами под распику.
Кроме того, предусмотрите в трудовых договорах работников или в их должностных инструкциях недопустимость разглашения конфиденциальной информации. Ознакомьте персонал в письменной форме с видами контроля, который может осуществлять работодатель.
Также стоит предупредить работников о последствиях неправомерных действий, если они раскроют секреты компании. Конкретизируйте, когда работодатель будет вправе уволить по статье.
Соблюдение указанных правил позволит минимизировать возможные проблемы при доказывании фактов утечки информации. Тогда и у клиентов будет больше доверия к компании, которая позаботилась о сохранности своих секретов.
Контролируйте переписку по корпоративной почте
Есть несколько способов, с помощью которых работники разглашают или крадут информацию. Рассмотрим, как этому противостоять.
Рабочая почта. Часто работники разглашают секреты компании по корпоративной почте. Компания вправе контролировать переписку. Переписка сотрудников по рабочим вопросам — собственность компании. Поэтому уполномоченные представители компании могут ее открывать, просматривать, копировать и уничтожать.
Также для выполнения обязанностей работники часто используют личные сотовые телефоны и электронную почту. Они могут передать секреты компании через эти каналы. Ограничьте право работника пользоваться личным телефоном и личной электронной почтой в рабочее время и в рабочих целях.
Интернет. Другой способ передачи конфиденциальной информации — через Интернет на рабочем компьютере. Часто это происходит через социальные сети. Поэтому запретите работникам использовать Интернет в личных нуждах как с рабочего компьютера, так с их собственных ноутбуков, планшетов и сотовых телефонов.
Также контролируйте, на какие сайты работники заходят в рабочих целях. Контроль подразумевает, что компания будет получать персональные данные работника. Поэтому получите его согласие на обработку таких данных.
Кроме того, нецелевое использование работником компьютера компании и доступа к сети Интернет во внеслужебных целях само по себе образует состав дисциплинарного проступка. Конечно, если вы установили такой запрет в локальном акте. Поэтому работнику можно объявить замечание или выговор только за то, что он использует оборудование компании не по назначению.
Флешки. Не менее часто работники копируют секретную информацию на личные флешки, внешние жесткие диски и другие носители. Делать это могут как преднамеренно, так и в рабочих целях. Куда попадет скопированная информация, сказать нельзя. Работник может даже невольно передать ее конкурентам компании.
Чтобы обезопаситься от разглашения конфиденциальной информации, запретите работникам пользоваться личными флешками в рабочих целях, а служебные флешки выносить за территорию компании без разрешения.
Установите систему видеоконтроля
Нередко интересы работодателя идут вразрез с нормами о невмешательстве в частную жизнь работников, получении сведений об их телефонных переговорах, переписке, телеграфных и почтовых сообщениях, персональных данных.
Тем не менее суды в большинстве случаев занимают сторону компаний. Они понимают, что компания пыталась всеми возможными способами защитить свои экономические интересы.
Контроль над работниками помогает бороться с утечкой информации. Закон предлагает несколько вариантов борьбы. Уведомьте работников о каждом. Работники будут думать, прежде чем красть или разглашать конфиденциальную информацию.
Например, самый популярный вид контроля — видео- и аудиозапись действий и разговоров персонала в рабочее время. Компания не обязана получать согласие работников на такой вид контроля. Мнение работника не повлияет на право снимать его на камеру или записывать разговоры на диктофон (определение Московского областного суда от 19.04.2012 № 33–9255/2012). Только компания должна уведомить работников о видео- и аудиоконтроле. В обратном случае есть риск, что суд признает записи недопустимыми доказательствами по делу (ст. 60 ГПК РФ).
Также разъясните работникам, что ведение соответствующего контроля за ними в рабочее время необходимо для исполнения ими своих трудовых обязанностей, а не сбора сведений об их частной жизни.
При этом контроль не должен нарушать права работников на неприкосновенность частной жизни. Нельзя ставить камеры в раздевалках, туалетных комнатах и подобных местах.
Контроль за работниками с нарушением законодательства о защите персональных данных может послужить поводом для привлечения работодателя к ответственности вплоть до уголовной.
